Gestión de proyectos creativos

Ignacio Muguiro, Director de La tecnocreativa, nos explica las bases de la gestión de un proyecto creativo, aplicable a todos los ámbitos. Desde las recomendaciones y los principios, hasta los beneficios de la gestión.

En este tutorial, Ignacio Muguiro, Director de La tecnocreativa, explica cómo definir nuestras capacidades, algo que parece muy evidente, pero a veces no fácil de comunicar o incluso, de identificar.

La relación con proveedores es una de las claves dentro de la gestión de proyectos creativos. En este streaming, Ignacio Muguiro nos explica las variables que hay que tener en cuenta para la selección del proveedor adecuado: tiempo, horario, reacción, metodología afín, localización, entre otras.

La triple constricción aparece cuando hay que valorar un trabajo. Los tres valores a tener en cuenta son: alcance, calendario y presupuesto. En este Streaming, Ignacio Muguiro se centra en el alcance. Definir el correcto alcance que puede tener tu proyecto te dará tranquilidad y seguridad cuando establezcas los objetivos. Definir el alcance es como un mini-proyecto, en el que valoraremos quién lo elabora, la duración, el formato, y la reutilización, entre otros factores.

El siguiente punto relevante de la constricción es el tiempo. Cuanto más agresivos seamos en presentar una propuesta de calendario, más posibilidades tendremos que conseguir el proyecto, porque nos otorgará ventaja competitiva frente a otros. Calendarizar bien es difícil, pero existen ciertos parámetros como nos explica Ignacio Muguiro que nos ayudarán a generar una propuesta final realista y posible. Entre estos puntos encontramos el histórico, el porcentaje de desvío o contar con el tiempo de aprobación por parte de nuestro cliente, entre otros.

¿Cómo podemos elaborar el presupuesto de nuestro proyecto creativo? Hay diferentes tipos de presupuestos: - Cerrado o por obra. Se aplica a actividades concretas y recurrentes. El entregable suele ser estándar y en general no hace falta desglosarlo. En todo caso, el alcance debe de estar muy bien definido. - Variable. Se suele establecer en función de las horas dedicadas y cae en mano del freelance establecer el precio base de ese tiempo. Es común en consultoras o equipos creativos. Con este tipo de presupuesto es fácil de establecer el margen de beneficios que nos dará el proyecto en relación a los costes. - Mixtos. Se utilizan cuando la actividad se compone de una parte conceptual y una parte de entrega personalizada. En cualquier caso siempre hay que tener en cuenta la necesidad de otros perfiles o equipos subcontratados que se añadirán al proyecto. Cuanto más desglosado por fases, entregables o hitos esté nuestro presupuesto, mayor sensación de control tendrá nuestro cliente. Además nos permitirá añadir opciones a añadir para que el cliente final pueda añadirlas a los servicios contratados. la última variable de la triple constricción, son los presupuestos.

Existen multitud de aplicaciones que nos pueden ayudar a la gestión de un proyecto de manera efectiva si sabemos darles un buen uso. Es importante evaluar cuatro factores: gestor documental, project management, trabajo colaborativo y comunicación. Teams y Discord son algunas de estas plataformas. Las herramientas en la nube tienen muchas ventajas, no solo en el ahorro de tiempo y dinero, sino también en la identificación de errores y riesgos. Almacenar datos y poder optar a entregas automáticas es otro beneficio que destacar. Para que un proyecto tenga éxito, el propio equipo tiene que conocer las dificultades y crear objetivos para superarlas. Ser responsable y tener capacidad de escucha es una de las claves.

Ignacio Muguiro ya nos enseñó en tutoriales pasados los procesos de antes y durante de un proyecto. En este ejercicio veremos la fase del cierre. El tiempo es un recurso muy limitado y es importante manejarlo bien, cerrar un proyecto es un arte. Se necesita comprobar que los cambios y ajustes estén bien resueltos, así como revisar los entregables (documentos 3D o físicos, como los patrones) y sus confirmaciones de entrega. Además, es importante la reunión post-mortem interna para analizar obstáculos y errores durante el proceso.

Una de las claves para la gestión de proyectos es elegir una metodogolía de trabajo. Ignacio Muguiro explica un modelo cascada, un proceso waterfall tiene sus orígenes en la fabricación y construcción pura, en procesos donde hay que ser muy rigurosos en entornos físicamente estructurados. Consiste en un proceso secuencial y lineal. Si orientamos este modelo al Software, obtenemos un proceso con varias fases, como el análisis de rendimientos, diseño, implementación, pruebas, entrega/deploy y mantenimiento. Además vemos su aplicación en proyectos creativos a través de Briefing, análisis, estrategia, diseño, desarrollo, producción y control de calidad.

Ignacio Muguiro en la sesión anterior habló del modelo cascada, pero esta vez se centra en el modelo agile y la comparación entre ambos. En 2001 Kent Beck convocó a una serie de especialistas de modelos tradicionales de desarrollo de software a unas sesiones de trabajo donde se acuño el término de “agile” y se hizo un manifestó. A través de este trabajo, se aprendió a valorar cuatro vertientes: priorizar individuos e interacciones sobre procesos y herramientas, software sobre documentación extensiva, colaboración con el cliente de manera estrecha y respuesta ante el cambio.

Ignacio Muguiro profundiza en el modelo Agile, sobre todo en un método llamado Lean y específicamente en el modelo de Kanban, para mejorar nuestro proyecto y la fluidez de las industrias creativas. Lean se basa en un sistema donde la producción se guía de la demanda de los clientes y no en la práctica tradicional “pull”. Este método surgió de la eliminación de todos los residuos y de la optimización de producción basada en demanda. El modelo Kanban es una técnica de tarjetas para controlar la producción. Además, es una herramienta muy poderosa y necesita mucho orden, solo funciona si hay un plan diario y muy detallado.

Nos adentramos en el modelo Kanban, un método que aumenta la transparencia para todo el equipo y se centra en la importancia de cada tarea individual en los resultados para los clientes y anima a las personas a trabajar de forma más motivadora. Kanban es un proceso sencillo y puede integrase dentro de procesos y flujos de trabajos actuales. Además, está diseñado para implementarse con poca resistencia e integra al equipo de manera conjunta. Este modelo fomenta el liderazgo y apuesta por las dinámicas de grupo para aumentar la seguridad personal.

Aprendemos a adaptar el método Kanban a proyectos creativos. Ignacio Muguiro, nos enseña la importancia de que todos los miembros tengan visibilidad del resto y que los equipos creativos no estén apartados utilizando un tablero interactivo-online como Trello o físico, en el que se muestran tarjetas con todo el procesos de creación bien documentados, además del entregable final. Las ventajas de Kanban son la colaboración visual, control de artes visuales y finalmente que te genera un bonito histórico que puede ser entregado al cliente final.

Realizamos un caso práctico del modelo Kanban con personas de distintos departamentos de La tecnocreativa. Ponemos el ejemplo de una reunión diaria corta en la que, mediante una pizarra, iremos organizando las tareas que están pendientes (to do), las que realizamos durante el día en curso (doing), y lo que ya se ha hecho (done). Mediante este proceso, vemos de una manera muy visual en qué punto se encuentran proyectos que involucran diferentes equipos, y la gestión de equipos en caso de que alguno supere las tareas que puede abarcar.